Die Arbeit zuerst beschreiben
Beginnen Sie mit drei Ergebnissen, die die neue Person im Alltag ermöglichen soll. «Administrative Unterstützung» ist ein weiter Begriff. «Eingehende Anfragen erfassen, Termine abstimmen und vollständige Unterlagen für die Bearbeitung vorbereiten» beschreibt eine Aufgabe. Stimmen Sie diese Beschreibung mit den Menschen ab, die die Arbeit heute erledigen.
Prüfen Sie auch, ob Sie tatsächlich eine einzelne Rolle beschreiben. Manchmal sammelt ein Inserat unerledigte Aufgaben aus mehreren Bereichen, die weder fachlich noch zeitlich zusammenpassen. Ein neues Teammitglied kann fehlende Prioritäten nicht allein ausgleichen. Legen Sie vor der Ausschreibung fest, was unbedingt dazugehört und was bei knappen Ressourcen zurücksteht.
Voraussetzung und Lernmöglichkeit trennen
Erstellen Sie zwei Listen: Was muss eine Person am ersten Tag mitbringen? Was kann sie bei Ihnen lernen? In die erste gehören notwendige fachliche Voraussetzungen und gegebenenfalls vorgeschriebene Qualifikationen. In die zweite gehören interne Abläufe, bestimmte Werkzeuge oder Kenntnisse, für die tatsächlich Einarbeitung vorgesehen ist.
Übernehmen Sie Anforderungen nicht ungeprüft aus einem früheren Inserat. Für jedes Kriterium sollte sich erklären lassen, mit welcher Aufgabe es zusammenhängt. Verlangte Sprachkenntnisse werden verständlicher, wenn Sie ihren Einsatz nennen: etwa schriftliche Korrespondenz oder tägliche Gespräche mit Kundinnen und Kunden.
Fiktives Formulierungsbeispiel
«Sie stimmen Termine mit internen und externen Beteiligten ab und halten Änderungen schriftlich fest. Erfahrung mit solchen Abläufen ist wichtig. Unser Planungssystem lernen Sie während der Einarbeitung kennen.»
Das Pensum in einen Wochenablauf übersetzen
Die Angabe «60–80 Prozent» lässt offen, wie flexibel die Verteilung wirklich ist. Klären Sie, ob feste Anwesenheitstage erforderlich sind, welche Zeitfenster abgedeckt werden müssen und wie Übergaben funktionieren. Schreiben Sie nur Flexibilität ins Inserat, die der Betrieb tatsächlich anbieten kann.
Beschreiben Sie ebenso den Arbeitsort und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, falls es eine gibt. Bei einer befristeten Aufgabe sollte verständlich sein, worauf die Befristung zurückgeht und welcher Zeitraum vorgesehen ist. Gehalt und weitere Bedingungen brauchen intern eine klare Grundlage, damit im Gespräch keine widersprüchlichen Erwartungen entstehen.
Das Profil vor der Veröffentlichung gegenlesen
- Kann eine aussenstehende Person die drei wichtigsten Aufgaben wiedergeben?
- Sind zwingende Voraussetzungen von erwünschten Erfahrungen unterscheidbar?
- Passen Verantwortung, Entscheidungsbefugnisse und vorgesehene Zeit zusammen?
- Ist klar, wer die Einarbeitung übernimmt?
- Stimmen die Angaben zu Arbeitsort, Pensum und Verfügbarkeit?
- Ist beschrieben, welche Unterlagen gebraucht werden und wie die nächsten Schritte aussehen?
Lassen Sie das Profil von einer Person lesen, die das Team kennt, aber nicht an der Formulierung beteiligt war. Bitten Sie sie um Rückfragen statt um ein pauschales «sieht gut aus». Genau diese Fragen werden später wahrscheinlich auch Bewerbende beschäftigen.
Verwenden Sie die vereinbarten Aufgaben anschliessend als Grundlage für die Gespräche. Wenn das Inserat eine andere Rolle verspricht, als im Gespräch beschrieben wird, helfen auch die schönsten Formulierungen nicht weiter.